Wenn Sie beim Standesamt Lohr a.Main eine Urkunde aus dem Ausland vorlegen müssten, muss diese grundsätzlich mit einer Legalisation versehen sein. Ausnahmen gibt es für die Länder die unter das "Haager-Apostillen-Übereinkommen", die Verordnung (EU) 2016/1191 oder unter ein "CIEC-Abkommen" fallen.

Bei Ländern, die unter das "Haager-Apostillen-Übereinkommen" fallen, ist die Anbringung einer Apostille nötig.

Urkunden aus Ländern die unter das "CIEC-Abkommen" fallen, bedürfen weder einer Apostille noch einer Legalisation und werden im Regelfall so akzeptiert. Die meisten dieser Länder stellen auch internationale Urkunden aus, sodass auch auf eine Übersetzung verzichtet werden kann.

In einigen Ländern wurde die Legalisation von Urkunden mit Billigung des Auswärtigen Amts eingestellt, da dort die Legalisationsvoraussetzungen nicht mehr gegegen sind. Die deutschen Auslandsvertretungen in den meisten dieser Länder können jedoch - je nach den lokalen Gegebenheiten - im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden oder Rechtshilfe für die Gerichte - gutachtlich überprüfen, ob eine Urkunde formal echt ist und ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den Inlandsbehörden Entscheidungshilfen geben. Dieses sogenannte Amtshilfeverfahren kann nur durch das Standesamt vorgenommen werden. Privaten Personen steht diese Möglichkeit nicht zur Verfügung. Welche weiteren Dokumente notwendig sind, um Urkunden im Rahmen der Amthilfe überprüfen zu lassen und welche Kosten hierbei entstehen differiert sehr stark je nach Staat. Unsere Mitarbeiter*innen informieren Sie gerne.

Hier finden Sie eine Übersicht, für welche Länder Sie welche "Echtheitsnachweise" auf Ihren Urkunden benötigen.

Legalisation ausländischer öffentlicher Urkunden

Ausländische öffentliche Urkunden, können zum Gebrauch im deutschen Rechtsverkehr legalisiert werden. Ob eine Legalisation erforderlich ist oder ob die ausländische Urkunde auch ohne weiteren Nachweis als echt anerkannt wird, entscheidet die Behörde in Deutschland, bei der die Urkunde verwendet werden soll.

Die Legalisation wird durch die deutschen Botschaften und Konsulate vorgenommen. Rechtsgrundlage ist § 13 Konsulargesetz, in dem es u.a. heißt: „Die Konsularbeamten sind befugt, die in ihrem Amtsbezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden zu legalisieren. Die Legalisation bestätigt die Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde ge­handelt hat, und gegebenenfalls die Echtheit des Siegels, mit dem die Urkunde versehen ist. Die Legalisation wird durch einen auf die Urkunde zu setzenden Vermerk vollzogen.“

Die Konsularbeamten sind dazu berufen, am Schutz des Urkundenverkehrs im Inland mitzu­wirken und das Vertrauen in die Zuverlässigkeit amtlicher Bescheinigungen zu schützen. Der Konsularbeamte lehnt daher die Legalisation nicht nur dann ab, wenn die Urkunde gefälscht ist, sondern auch, wenn es sich offenkundig um eine inhaltlich falsche Urkunde handelt, die einen Sachverhalt bescheinigt, der nicht wirklich vorliegt.

Einige Auslandsvertretungen haben feststellen müssen, dass in ihrem Amtsbezirk die Voraus­setzungen für die Legalisation von Urkunden nicht gegeben sind. Sie haben daher mit Billigung des Auswärtigen Amts die Legalisation bis auf weiteres eingestellt. Die Liste der betroffenen Länder und genauere Informationen hierzu finden Sie unten auf dieser Seite.

Für die Legalisation von Urkunden gelten folgende allgemeine Grundsätze:

• Der Antrag auf Legalisation von Urkunden muss bei der zuständigen deutschen Auslandsver­tretung eingereicht werden.
• Die ausländischen Urkunden müssen im Original vorgelegt werden; Kopien genügen auch dann nicht, wenn sie beglaubigt sind.
• In den meisten Staaten ist die Legalisation von Urkunden nur möglich, wenn sie zuerst durch das Außenministerium oder andere Behörden des Ausstellerstaates beglaubigt worden sind.
• Für die Legalisation werden von den Auslandsvertretungen Gebühren und Auslagen nach dem Auslandskostengesetz erhoben. Die Gebühr beträgt zur Zeit EUR 25,- bis 85,- pro Urkunde. Kann die Legalisation nicht erfolgen, etwa weil sich die Urkunde als falsch erwiesen hat, fällt eine Bearbeitungsgebühr in Höhe von 75% an.

Nähere Auskünfte zum Legalisationsverfahren erteilt die deutsche Auslandsvertretung, in deren konsularischem Amtsbezirk die Urkunde ausgestellt worden ist. Bitte beachten Sie, dass es in manchen Staaten keine deutsche Auslandsvertretung gibt und der entsprechende Amtsbezirk von einer deutschen Botschaft im Nachbarstaat betreut wird.

Apostille auf ausländischen Urkunden

Die Apostille bestätigt die Echtheit einer öffentlichen Urkunde, die hierfür im Original vorgelegt werden muss. Sie wird von einer Behörde des Staates erteilt, durch den die Urkunde ausgestellt wurde.
Liste der Länder, zu denen das Übereinkommen im Verhältnis zu Deutschland gilt

Jeder Vertragsstaat bestimmt, welche Behörden in seinem Staat die „Haager Apostille“ erteilen. Die Apostille-Behörden werden z.B. auf der Webseite der Haager Konferenz veröffentlicht.

Amtshilfeverfahren

Nachdem einige Auslandsvertretungen feststellen mussten, dass in ihrem Amtsbezirk die Voraussetzungen für die Legalisation von Urkunden nicht gegeben sind, haben sie mit Billigung des Auswärtigen Amts die Legalisation bis auf weiteres eingestellt.
Liste der von diesem Verfahren betroffenen Länder

Die deutschen Auslandsvertretungen in den meisten dieser Länder können jedoch - je nach den lokalen Gegebenheiten - im Rahmen der Amtshilfe für deutsche Behörden oder Rechtshilfe für die Gerichte - gutachtlich überprüfen, ob eine Urkunde formal echt ist und ob der bescheinigte Sachverhalt zutrifft und hierdurch den Inlandsbehörden Entscheidungshilfen geben.

Die Inlandsbehörde, die eine Überprüfung der ausländischen Urkunde benötigt, richtet ein Amtshilfeersuchen an die zuständige deutsche Auslandsvertretung. Dazu muss sie die ausländische Urkunde in der Regel im Original beifügen, konkrete Fragen stellen oder um Globalüberprüfung ersuchen.

Die Inlandsbehörde muss weiterhin der Auslandsvertretung die Übernahme der dabei entstehenden Auslagen zusagen. Die Behörde kann ihrerseits die Auslagen dem Urkundeninhaber zur
Erstattung aufgeben. Die Auslagen entstehen dadurch, dass die deutschen Auslandsvertretungen die gewünschte Überprüfung nicht ausschließlich mit eigenem Personal durchführen können, sondern sich regelmäßig auf die Erkundigungen von Vertrauensanwälten und sonstigen Vertrauenspersonen stützen müssen. Je nach Zeitaufwand der Prüfung sind Auslagen zu erstatten, die sich auf mehrere hundert Euro belaufen können. Entstandene Überprüfungskosten sind stets zu erstatten, auch dann, wenn sich die geprüfte Urkunde als falsch erwiesen hat.

Die eingeholten Auskünfte werden von den Konsularbeamten ausgewertet und zu einem Überprüfungsergebnis zusammengefasst. Die Urkunden und die Stellungnahme der Auslands­vertretung gehen anschließend der ersuchenden Behörde zu.

Wegen des großen Geschäftsanfalls in Urkundenangelegenheiten, den geographischen Besonderheiten und der häufig schwierigen Überprüfungslage ist bei vielen Auslandsvertretungen mit einer Bearbeitungsdauer von mehreren Monaten zu rechnen. Hinzu kommen die nicht zu unterschätzenden Postlaufzeiten: Nach den Erfahrungen der Auslandsvertretungen dauert es oftmals zwei bis drei Wochen, bis ihre Schreiben den inländischen Empfänger erreichen.

Eine Übersicht mit den entsprechenden Merkblättern zu den einzelnen betroffen Staaten finden Sie hier.